怎样制订展览招展应急预案

  • 发布时间:2017-01-04   点击率:304
     1.招展可能失败的因素

    招展工作并非是一帆风顺的,经济环境影响、市场发展变化、天灾人祸等情况都有可能影响招展工作的顺利进行,这些风险的发生且具相当程度的不确定性和无法预见性。因此,招展工作与其它工作一样,存在一定风险。如何事先能做好应对招展风险的准备,分析风险对招展工作影响的具体原因,对招展工作进行应急处置,从而采取切实的组织措施,降低对展览展示影响,我国自SARS以后,众多的展览组织机构都将制定招展应急预案纳入了议事日程。


    2.展览应急预案的制订
    应急预案的制定是在深入对以上三种可能发生招展“失败”的不同因素进行分析后,涌过对当时环境的有效评估所制订相应的解决方案。招展应急预案有以下几个内容
    1)如何在第一时间针对可能出现的危机可能性进行分析评估;
    2)在危机出现的第一时间迅速成立应急评估班子;
    3)规划财务预算或在展览展示组织机构的管理经费中设立危机的“应急基金”
    4)危机处理的宣传方案策划;
    5)如何有效规避危机风险所构成的法律责任等。
    针对招展过程中产生的具体“失败”情况的防范,预案还应增加相关的内容
    1)针对社会环境因素
    .展览展示组织机构决策层应随时关注社会政治方面的形势和动态,从思想上保持必要的应急准备。
    .组织预备高素质的沟涌团队应对由社会环境层面引发的难题际回题)。
    .制定应急宣传方案及展览营销的调方案(如展期延期举办、展商结构调等)。
    2)展览自身的因素
    .展览组织机构要特别关注目标参展商针对展览的信息反馈,及时排除和解释招展隱患,化解可能恶化的危机因素。
    .加强对展览项目可行性分析的再研究,找出原因,提前进行预防,例如对展馆面积的租订要适当,并爭取留有余地。
    .一旦展览招展出现难以挽回的情况,要尽早进行展览的项目转移处理,例如与其他类似的展览合并,以及补充其他展览内容扩大招展等。
    .出现最严重的内部管理因素而导致无法按期举办展览,要本着最大限度减少损失(经济与影响方面的损失)的原则,果断处理,尽早宣布展览改期、延期或停办,并对相关后果进行弥补。


    3. 突发事件因素
    .在相关展览招展协议、合同等文件中增设“不可抗力”的条款;
    .为目标参展商购买相关的保险。
    例如,2003年“非典”疫情是极其严重的天灾人祸,展览招展无疑受到了很大影响,针对这种情况我国大多数的展览组织机构都选取了停办或延期展览档期的决定,针对招展过程中已发生经济关系的参展商进行了事后分别补偿的办法,有效地控制了危机恶化所带给展览展示组织者更大的经济与信誉的损失。

     

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