怎样做好展览项目招展组团的管理

  • 发布时间:2017-01-11   点击率:1302
             展览组织机构为了保证展览项目的品质,通常会采取定向巨星组团的方式来实现基本招展数量,特别是政府主导型展览,如广交会、华交会、昆交会、高交会等展览。展览组团是按照行政区域来进行的,其责任单位是行政区域内与贸易厅局、行业协会或国际组织相关的展览组织机构。发展招展组团单位,利用组团单位的积极性与资源优势来完成招展任务,是展览组织机构提高招展效率,保证展览项目成功的重要环节。


      一、洽作招展组团单位的基本构成
      当地行业协会。
      主办单位的分支机构。
      行业性权威机构。
      展览组织机构。
      海外的专业性国际展览代理机构。


      二、招展组团工作的重要作用
      提高展览会的影响力,加快信息的有效快速传递。
      充分利用各方资源,优势互补,加快资源整合。
      最大程度挖掘新客户,壮大参展队伍。


      三、招展组团管理的主要工作方法
      招展组团主要通过召开筹备会、检查会、动员会等会议进行管理。展厅设计组织机构通过召开会议来传达招展工作的主要精神;布置具体的招展工作,明确招展任务;鼓舞招展组团单位的士气,培养在组团工作中的归属感与集体感加强各组团单位间的互助合作精神;检查招展工作落实情况;发现招展活动中的问题,互通讯息,相互学习。


      (1)筹备会。是为展览的筹备工作而召开的会议,国内展览通常是在展览开幕前3个月召开。会议的目的是介绍招展工作筹备情况;布置工作,明确责任;指导招展单位按时按质完成筹备工作;培养集体感和协作观念;同时也为展厅设计组织机构的招展工作征集意见与建议。
      会议通常由组委会最高领导主持,项目经理或协调人主讲。展览组织机构的展品运输、宣传联络、设计施工、行政后勤的具体负责人参加会议并就各部分工作提出要求。同时还应邀请招展组团单位的高层负责人和具体协调人参加会议。
      (2)检查会。是检查招展筹备的工作会议。可以视招展进度情况定期或不定期地举行。检查会议有两种形式:一是招展工作检查会,通过会议检查各组团单位招展进度情况,根据各组团单位招展进度的差异情况,动态协调展位的分配数与组展比例;二是组团展前工作检查会,在展览开幕前一至两个星期召开,主要检查展台施工、展品运输、展台布置等工作及人员行程、住宿、膳食、市内交通等安排。
      (3)动员会。这项会议通常在开幕前一天召开,展厅设计组织机构的主要工作人员与组团单位负责人都将出席。会议要求参加组团的参展商服从组团单位的统一指挥,进一步严明纪律,鼓舞士气,出台组团和管理办法。要求参展工作人员具有高度的责任心和荣誉感,建立良好的展台环境与秩序,提高工作效率。

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